Bonjour à toutes et à tous,
Permettez-moi de vous souhaiter une très bonne année 2022 ! Je vous souhaite du succès, de la sérénité, une bonne santé et beaucoup d’autres bonnes choses qui feront que votre année se remplira de bons souvenirs.
C’est le premier article d’une longue série, avec toujours un seul objectif : vous convaincre d’utiliser des techniques, astuces, solutions pour vous simplifier la vie !
Si vous êtes d’accord, commençons par un sujet apparemment anodin mais qui peut grandement vous faciliter la vie au quotidien : votre base de données des restaurants. Quel est le but d’en avoir une ? Est-ce que c’est vraiment utile ? A priori, vous avez chacun(e) votre carnet d’adresses, mais vous souvenez-vous de tous les détails qui pourraient améliorer l’expérience de votre responsable ou de votre équipe ? Personnellement, je préfère économiser ma mémoire et du coup, j’aime bien créer des bases de données de toutes sortes sous Excel pour me faciliter la vie. Oui, je suis un peu une geek des tableaux Excel. 😊
Déjeuners pro ou d’équipe
Que vous ayez à organiser des déjeuners ou des dîners pour votre responsable ou votre équipe, disposer d’une base de données sur les restaurants (et peut-être les hôtels) vous permet d’utiliser une série de filtres qui vous aideront à choisir le lieu approprié à votre événement et ainsi faciliter la prise de décision, le tout en quelques clics. Grâce à vos filtres, vous allez gagner du temps, être plus sûr(e)s de ce que vous faîtes, vous allez pouvoir donner tout de suite les caractéristiques principales au décisionnaire ou aux autres membres de l’équipe, etc.
Prenez le temps de vérifier les données importantes avant l’événement. Bien sûr, n’oubliez pas de la mettre à jour après l’événement en répondant aux exemples de questions ci-après :
- Est-ce que le lieu a été à la hauteur de vos attentes (ou de votre contrat de prestation de services dans le cas d’un séminaire) ?
- Est-ce que votre responsable a bien apprécié le service, la nourriture, l’ambiance, l’accès au lieu était-il facile ?
- Est-ce que le lieu a respecté les clauses du devis/contrat ?
- Est-ce que l’équipe du lieu a su répondre aux éventuels imprévus ?
Base de données de mots clés
Saisissez toutes les informations qui vous paraissent utiles dans votre base de données avec juste des mots clefs pour éviter d’avoir trop de textes longs à lire et compliqués pour vos filtres. Cela peut paraître ennuyeux à faire comme travail, mais je vous promets que vous gagnerez du temps et de la sérénité par la suite. Vous pourriez être amené(e) à vous dire une fois de temps en temps : « Heureusement que j’avais noté cette information, je l’avais complètement oubliée ! »
Si votre société fait partie d’un groupe, peut-être avez-vous eu des demandes d’autres assistant(e)s ou organisateurs d’événements qui vous appellent à l’aide parce que leur responsable est de passage dans vos locaux et qu’ils/elles ne savent pas où leur réserver une table qui correspondrait aux attentes du voyageur ? Peut-être que vous devez organiser un séminaire pour plusieurs dizaines de participants venant de pays ou de sites différents? Votre base de données vous servira tout autant, même si elle a été personnalisée pour votre responsable ou votre équipe.
Suggestions :
- Vous pouvez aussi créer une base de données commune à l’ensemble des assistant(e)s de votre groupe qui sera mis à jour par chacun(e). Validez juste ensemble les colonnes et le type de contenu à mettre pour ne pas créer un fichier indigeste. Effectuer ce travail d’équipe favorise les bonnes relations et l’entr’aide.
- Insérez des informations sur des lieux qui n’ont pas été à la hauteur de vos attentes pour éviter que vous ou vos collègues ne fassiez de nouveau appel à eux .
Quelques exemples de colonnes :
- Nom du restaurant/hôtel
- Restaurant ou hôtel
- Lieu (vous pouvez mettre le code postal à la place si vous voulez)
- Adresse précise
- Adresse du site internet (retirez le lien hypertexte, cela évite de cliquer dessus par mégarde)
- Type de restaurant (brasserie, x étoiles, etc)
- Disposition des tables (peu de proximité, beaucoup de proximité)
- Alcôves présentes pour discussions confidentielles ?
- Type de cuisine
- Option végétarienne disponible ?
- Service voiturier ?
- Parking proche ?
- Tarifs menus et cartes
- Tarif négocié du menu (si votre entreprise en a un)
- Nom d’un contact dédié à votre entreprise ou habituel
- Accès personnes à mobilité réduite ? (Pensez aux invités qui pourraient aussi avoir eu un accident récent et qui marchent avec des béquilles ou une canne)
- Jours d’ouvertures
- Horaires de service
- Distance du bureau (à pied, en transport en commun ou en voiture)
- Salle de réunion privée disponible ?
- Taille de la salle de réunion ? (Nombre de places assises)
- Machine à café + bouilloire dans cette salle
- Date dernier événement organisé dans ce lieu
J’espère que vous avez apprécié cet article et que vous y avez trouvé des informations utiles. Dans les commentaires, dites-moi ce que vous en pensez, ce que vous avez testé, et si vous avez des sujets que vous voulez que je traite dans ce blog !
A tout bientôt,
Caroline
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